Para elegir una plataforma de receta electrónica privada, no basta con comparar precios y funciones. También hay que comprobar si encaja con tu forma de trabajar, qué requisitos de seguridad y normativa cumple y qué soporte ofrece cuando lo necesitas.
Si te estás preguntando cómo elegir receta electrónica, en este artículo repasamos qué tener en cuenta al valorar un programa o software de receta electrónica privada, desde las necesidades de tu consulta hasta el precio y las condiciones de contratación. Al final encontrarás una lista de comprobación para comparar opciones y saber qué preguntar a cada proveedor.
1. Identifica las necesidades de tu consulta
Antes de comparar plataformas, piensa en qué necesitas para gestionar las recetas. No es lo mismo trabajar por cuenta propia que hacerlo en una clínica donde prescriben varios profesionales.
Para empezar, ten en cuenta estas cuestiones:
● ¿Cuántas recetas privadas emites y cuántos profesionales utilizarán la plataforma?
● ¿Trabajas por tu cuenta, en una clínica o en varios centros?
● ¿Desde qué dispositivos necesitas acceder?
● ¿Cómo gestionas actualmente las recetas y qué dificultades encuentras?
Con estas respuestas tendrás más claro qué necesitas y qué funciones son importantes para tu consulta.
2. Revisa la seguridad y el cumplimiento normativo
Las recetas electrónicas contienen información especialmente sensible, como la relacionada con la salud. Por eso, es importante saber cómo protege esa información la plataforma y qué medidas de seguridad utiliza. No basta con que lo afirme en su web: pide que te lo expliquen y te lo documenten.
Al comparar plataformas, fíjate en estos aspectos:
● Protección de datos (RGPD): infórmate sobre cómo se tratan los datos, dónde se almacenan y qué responsabilidades asume cada parte
● Seguridad de la información: pregunta cómo se controlan los accesos, cómo se realizan las copias de seguridad y cómo se gestionan los incidentes de seguridad. También puedes consultar qué es el [Esquema Nacional de Seguridad (ENS)] y qué acredita, para valorar si resulta aplicable al proveedor y al servicio que estás evaluando.
● Requisitos y homologación: Pregunta qué requisitos normativos debe cumplir la plataforma, qué homologaciones o certificaciones tiene y cómo puedes comprobarlo.
● Trazabilidad: comprueba si queda constancia de las operaciones realizadas, quién las ha llevado a cabo y cuándo.
También es importante saber cómo se actualiza la plataforma cuando cambian los requisitos que debe cumplir.
3. Comprueba cómo funcionan la identificación y la firma electrónica
La identificación del profesional y la autenticidad de la prescripción son aspectos importantes al valorar una plataforma de receta electrónica privada. Al comparar plataformas, comprueba cómo se identifica al profesional y qué tipo de firma electrónica se utiliza.
Comprueba estos cuatro aspectos:
● Identificación del profesional: cómo se comprueba que está colegiado y habilitado para prescribir.
● Firma electrónica: qué tipo de firma se utiliza y cómo se puede comprobar después que el documento ha sido firmado.
● Certificado digital: si necesitas uno para firmar, cuándo caduca y cómo se renueva.
● Cambio de dispositivo o centro: qué tienes que hacer si cambias de ordenador o empiezas a trabajar desde otro centro.
También conviene saber si necesitas instalar algún programa o configurar algo para utilizar la firma electrónica.
4. Valora la facilidad de uso
Para valorar la facilidad de uso, comprueba si encuentras las funciones que necesitas y cuántos pasos requiere emitir una receta habitual. Pide al proveedor una demostración y, si es posible, prueba la plataforma antes de decidirte.
Fíjate en estos aspectos:
● Cuántos pasos necesitas para emitir una receta habitual.
● Si las opciones son claras y fáciles de encontrar, también para quien no es especialista en informática.
● Si puedes utilizarla cómodamente desde los dispositivos que empleas en la consulta.
● Si permite reutilizar datos o gestionar tratamientos frecuentes sin tener que introducir toda la información de nuevo.
● Qué formación necesita el equipo para empezar a utilizarla.
Pide a otro profesional de tu centro que la pruebe sin ayuda. Así podrás comprobar si resulta fácil de utilizar sin que nadie tenga que explicarle cómo funciona.
5. Pregunta si se integra con otros sistemas
Si ya utilizas un programa de gestión o una historia clínica electrónica, comprueba si la plataforma de receta puede conectarse con él. Si utilizas dos sistemas, comprueba qué información debes introducir en cada uno y si existe alguna forma de compartir esos datos.
Al comparar opciones, pregunta:
● Compatibilidad: si se integra con el programa que utilizas o permite conectarse con otros sistemas mediante una API.
● Intercambio de información: qué datos se comparten entre los sistemas y en qué sentido.
● Costes: si la integración está incluida en el precio o requiere contratar un servicio adicional.
● Fallos de conexión: qué ocurre si la conexión deja de funcionar temporalmente y cómo puedes seguir trabajando.
Si trabajas sin otro programa de gestión, comprueba que la plataforma funciona por sí sola y pregunta si podrás conectarla con otros sistemas más adelante si tus necesidades cambian.
6. Evalúa cómo se gestionan los pacientes y las recetas
Al valorar una plataforma, comprueba qué datos recoge la receta y si incluye la información necesaria del profesional prescriptor, del paciente, del medicamento y de la pauta. También conviene saber si la plataforma permite consultar las recetas anteriores y recuperar la información cuando la necesitas.
Revisa estos aspectos:
● Listado de pacientes: si puedes buscar y localizar fácilmente la ficha de cada paciente.
● Historial de recetas: si puedes consultar las recetas emitidas a cada paciente y recuperar una anterior cuando necesites repetirla o modificarla.
● Acceso a las recetas: cómo puede recibir el paciente la receta y qué necesita para consultarla.
● Corrección de errores: qué procedimiento debes seguir si necesitas corregir una receta o solucionar un error después de emitirla.
● Conservación de la información: si puedes exportar los datos y qué ocurre con el historial si decides cambiar de plataforma o dar de baja el servicio.
7. Averigua qué soporte ofrece el proveedor
El soporte técnico es importante cuando surge un problema. Antes de contratar, comprueba cómo puedes contactar con el proveedor y qué ayuda ofrece si tienes una incidencia o una duda.
Fíjate en estos aspectos:
● Canales y horario de atención: si puedes contactar por teléfono, correo electrónico o chat, y en qué horario.
● Tiempo de respuesta: cuánto tardan en responder a tus consultas y resolver incidencias, y si se comprometen a unos plazos concretos.
● Ayuda inicial: si ofrecen asistencia para configurar la plataforma, formación o ayuda durante los primeros días de uso.
● Documentación: si tienes instrucciones o guías para resolver dudas sin necesidad de contactar con soporte.
● Incidencias y actualizaciones: cómo te avisan si hay algún problema con el servicio o se produce algún cambio.
Pregunta también qué tipo de ayuda está incluida en el precio y si hay servicios adicionales que se cobran aparte.
8. Compara los costes y las condiciones de contratación
El precio es importante, pero conviene comprobar qué incluye antes de comparar plataformas y qué ocurre si tus necesidades cambian.
Compara las opciones disponibles con las mismas preguntas:
● Modelo de pago: si se paga una cuota fija, por usuario, por receta emitida o mediante una combinación de varios modelos.
● Costes adicionales: si hay costes de alta o de formación aparte de la cuota.
● Servicios incluidos: qué incluye la cuota y qué funciones o servicios se cobran por separado.
● Permanencia y baja: si existe un compromiso de permanencia y qué condiciones debes cumplir para dar de baja el servicio.
● Cambios en la actividad: cómo cambia el precio si incorporas a más profesionales o aumenta el número de recetas.
Pide las tarifas y las condiciones por escrito. Para comparar las opciones, calcula el coste total durante un año y ten en cuenta los servicios que necesitas, no solo la cuota mensual.
9. Checklist final antes de decidir
Lleva esta lista a cualquier demostración o conversación con un proveedor. Si no tienes clara la respuesta a alguno de los puntos, pregunta antes de contratar.
